# So funktioniert Vacanza-hr

> Mitarbeiter tragen ihre Wünsche ein, HR startet die Planung, der Rest passiert von selbst. Hier der Ablauf im Detail.


## Der Überblick

Vacanza-hr plant Urlaubswochen für einen frei wählbaren Zeitraum, zum Beispiel für das kommende Kalenderjahr. Es verbindet zwei Seiten: Die Mitarbeiter geben ihre Wünsche ab, HR gibt die Vorgaben des Betriebs vor. Ein Optimierungsverfahren (Solver) verteilt daraus die Urlaubswochen und erfüllt dabei so viele Wünsche wie möglich, ohne die Vorgaben des Betriebs zu verletzen.

## 1. Plan anlegen und Mitarbeiter einladen

HR legt einen Plan mit Namen und Zeitraum an. Anschließend werden die Mitarbeiter hinzugefügt: einzeln oder per CSV-Import. Jeder Mitarbeiter erhält eine Einladung per E-Mail und legt sein Passwort selbst fest. Feiertage und Schulferien lassen sich in den Plan importieren, damit der Kalender zur Region passt.

## 2. Wünsche erfassen

Jeder Mitarbeiter markiert in seinem Kalender die Wochen, die ihm wichtig sind. Dafür gibt es vier Stufen:

| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| egal | Die Woche hat keine besondere Bedeutung. |
| gern | Urlaub in dieser Woche wäre schön. |
| wichtig | Urlaub in dieser Woche ist wichtig. |
| unbedingt | Urlaub in dieser Woche ist sehr wichtig. |

Alle Mitarbeiter nutzen dieselbe Skala. Das macht die Wünsche vergleichbar. Das Raster funktioniert auch auf dem Smartphone.

## 3. Vorgaben des Betriebs festlegen

HR definiert, was der Betrieb braucht:

- **Mindestbesetzung** je Aufgabe und Woche
- **Qualifikationen** der Mitarbeiter (Qualifikationsmatrix), damit für jede Aufgabe genügend Qualifizierte anwesend sind
- **Gesperrte Wochen** und Ferienzeiten
- **Urlaubsanspruch** und Arbeitszeit je Mitarbeiter

Diese Vorgaben sind feste Bedingungen. Der berechnete Plan unterschreitet sie nicht. Wo es gute Gründe gibt, kann HR zusätzlich einzelne Mitarbeiter priorisieren.

## 4. Prüfen und berechnen

Vor der Berechnung prüft Vacanza-hr die Vorgaben. Die Prüfung meldet unerfüllbare Konstellationen, etwa eine Mindestbesetzung, die mit den vorhandenen Qualifizierten nicht zu halten ist. Passt alles, startet HR die Berechnung. Der Solver verteilt die Urlaubswochen so, dass die Erfüllung der Wünsche insgesamt möglichst groß wird.

## 5. Ergebnis prüfen und veröffentlichen

HR sieht das Ergebnis je Mitarbeiter und Woche und kann die Besetzung in einer Übersicht kontrollieren. Ist der Plan in Ordnung, wird er veröffentlicht. Jeder Mitarbeiter sieht dann sein Ergebnis in der Anwendung. Das Ergebnis lässt sich außerdem als PDF ausgeben.

## Für Systeme und Assistenten

Vacanza-hr hat eine öffentliche REST-API mit Tokens und Rechtebereichen, Webhooks für Ereignisse und einen MCP-Server. Damit lässt sich die Urlaubsplanung in bestehende Systeme einbinden oder durch KI-Assistenten unterstützen.

## Weiterlesen

- [Urlaubsplanung als Optimierungsproblem](/ratgeber/urlaubsplanung-als-optimierungsproblem/): warum Tabellen an ihre Grenzen stoßen
- [Häufige Fragen](/faq/)


Quelle: https://www.vacanza-hr.de/so-funktioniert-es/ (Stand 2026-10-16)