# Urlaubsplanung für das neue Jahr: Zeitplan und Checkliste

> Von der Abstimmung mit dem Betriebsrat bis zu Änderungen im Jahr: ein Zeitplan als Vorschlag und eine Checkliste zum Abhaken.


**Kurz gesagt:** Eine gute Urlaubsplanung ist vor allem eine Frage des Ablaufs. Wer den Rahmen früh klärt, Fristen setzt und das Ergebnis vor der Veröffentlichung prüft, vermeidet Hektik und Streit. Dieser Ratgeber schlägt einen Zeitplan in acht Phasen vor und enthält eine Checkliste.

*Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Alle Fristen sind Vorschläge, keine Pflicht. Rechtliche Fragen sind im Einzelfall zu prüfen.*

## Der Ablauf in acht Phasen

1. **Rahmen klären.** Zeitraum, Verfahren und Regeln werden mit dem Betriebsrat und den Fachbereichen besprochen. Dazu gehört die Frage, nach welchen Grundsätzen Konflikte gelöst werden. Hintergründe stehen im Ratgeber [Urlaubsplanung rechtssicher](/ratgeber/rechtssicher-urlaub-planen/).
2. **Mindestbesetzung festlegen.** Je Aufgabe und Woche wird bestimmt, wie viele qualifizierte Mitarbeiter anwesend sein müssen. Grundlage ist die [Qualifikationsmatrix](/ratgeber/vertretungen-und-qualifikationsmatrix/).
3. **Sperr- und Ferienzeiten eintragen.** Betriebliche Spitzenzeiten, Feiertage und Schulferien kommen in den Kalender, damit alle denselben Stand sehen.
4. **Wunschrunde mit Frist.** Alle Mitarbeiter geben ihre Wünsche in einem festen Zeitraum ab, mit einer einheitlichen Skala. Eine klare Frist verhindert, dass früh gemeldete Wünsche bevorzugt werden. Die Wünsche können sich auf das gesamte Urlaubsjahr beziehen, sodass Erholungszeiträume längerfristig gestaffelt und geplant werden können (BAG, Vorabentscheidungsersuchen vom 7. Juli 2020, 9 AZR 245/19).
5. **Berechnung oder Abstimmung.** Aus Wünschen und Vorgaben entsteht ein Planentwurf, per Software oder in Abstimmungsrunden. Konflikte werden nach den vorab festgelegten Regeln gelöst, siehe [Fairness bei Urlaubskonflikten](/ratgeber/fairness-urlaubskonflikte/).
6. **Prüfung.** HR kontrolliert Besetzung, Vertretungen und Urlaubsansprüche. Entscheidungen gegen einen Wunsch werden mit Grund festgehalten.
7. **Veröffentlichung.** Jeder Mitarbeiter erhält sein Ergebnis. Der Plan ist dann für alle einsehbar.
8. **Änderungen im Jahr.** Anträge auf Änderung laufen nach einem festen Verfahren, damit die Besetzung gesichert bleibt.

## Zeitplan mit relativen Fristen

Die folgenden Fristen sind ein Vorschlag. Je nach Betriebsgröße und Abstimmungsbedarf werden sie länger oder kürzer.

- **8 Wochen vor Planstart:** Rahmen mit Betriebsrat und Fachbereichen klären.
- **7 Wochen vor Planstart:** Mindestbesetzung und Qualifikationen aktualisieren.
- **6 Wochen vor Planstart:** Sperr- und Ferienzeiten eintragen, Wunschrunde ankündigen.
- **5 bis 3 Wochen vor Planstart:** Wunschrunde läuft, Erinnerung eine Woche vor Ende.
- **2 Wochen vor Planstart:** Berechnung oder Abstimmung, Planentwurf erstellen.
- **1 Woche vor Planstart:** Prüfung, Rückfragen klären, Ergebnis veröffentlichen.
- **Im Planjahr:** Änderungen nach festem Verfahren, Zwischenstand regelmäßig prüfen.

Ein Beispiel: Ein Personalleiter will die Planung zum 1. Januar starten. Er beginnt Anfang November mit der Abstimmung, lässt die Wunschrunde bis Mitte November laufen und veröffentlicht das Ergebnis Mitte Dezember.

## Resturlaub und Verfall

Für den Jahreswechsel ist [§ 7 Abs. 3 BUrlG](https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html) maßgeblich. Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen. In diesem Fall muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Jahres gewährt und genommen werden.

Zum Verfall von Urlaub hat das Bundesarbeitsgericht im Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) Obliegenheiten des Arbeitgebers entschieden. Die [Entscheidung](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-423-16/) ist beim Gericht abrufbar. Praktisch empfiehlt es sich, Mitarbeiter rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall ihres Urlaubs hinzuweisen, etwa mit einer Erinnerung im Herbst, die den offenen Rest nennt. Welche Rechtsfolgen sich daraus im Einzelfall ergeben, ist im Einzelfall zu prüfen.

Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 25. Juni 2019 (9 AZR 546/17) die Anforderungen genauer beschrieben. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer, erforderlichenfalls förmlich, auffordern, seinen Urlaub zu nehmen. Er muss ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt. Bei der Wahl der Mittel ist der Arbeitgeber grundsätzlich frei, sie müssen aber zweckentsprechend sein: Der Arbeitnehmer soll in Kenntnis aller relevanten Umstände frei entscheiden können, ob er seinen Urlaub nimmt. Ob der Arbeitgeber das Erforderliche getan hat, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Die Erfüllung hat der Arbeitgeber darzulegen und gegebenenfalls zu beweisen. Deshalb lohnt es sich, Aufforderung und Hinweis zu dokumentieren. Die [Entscheidung](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-546-17/) ist beim Gericht abrufbar. Zum Zeitpunkt hat das Gericht im Urteil vom 31. Januar 2023 (9 AZR 107/20) entschieden, dass Aufforderung und Hinweis unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, erfolgen müssen, dass es auf den Zugang beim Arbeitnehmer ankommt und dass unter normalen Umständen eine Zeitspanne von einer Urlaubswoche (sechs Werktage) reicht, während der Arbeitgeber ohne besondere Umstände, etwa Betriebsferien zu Jahresbeginn, nicht unverzüglich handelt, wenn er später als eine Woche nach Entstehung des Urlaubsanspruchs tätig wird ([Entscheidung](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-107-20/)).

## Checkliste für HR

**Vorbereitung**

- [ ] Planzeitraum und Verfahren festgelegt
- [ ] Betriebsrat einbezogen, wo er mitzubestimmen hat
- [ ] Aufgaben und Qualifikationsmatrix aktualisiert
- [ ] Mindestbesetzung je Aufgabe und Woche bestimmt
- [ ] Sperr-, Feier- und Ferienzeiten eingetragen

**Wunschrunde**

- [ ] Frist angekündigt und einheitliche Skala erklärt
- [ ] Erinnerung kurz vor Fristende versendet
- [ ] Offener Resturlaub je Mitarbeiter bekannt

**Berechnung und Prüfung**

- [ ] Konfliktregeln vorab festgelegt
- [ ] Planentwurf auf Besetzung und Vertretungen geprüft
- [ ] Entscheidungen gegen Wünsche mit Grund festgehalten

**Veröffentlichung und Jahr**

- [ ] Ergebnis für alle einsehbar
- [ ] Verfahren für Änderungen bekannt gemacht
- [ ] Hinweis auf drohenden Urlaubsverfall im Herbst eingeplant
- [ ] Aufforderung zur Urlaubsnahme und Hinweis auf Verfall dokumentiert

## Wie Vacanza-hr das löst

Vacanza-hr unterstützt den Ablauf in drei Schritten. HR legt den Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein, einzeln oder per CSV-Import. Feiertage und Schulferien lassen sich in den Plan importieren. Jeder Mitarbeiter markiert seine Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. Anschließend legt HR die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Zuletzt prüft HR Besetzung und Ergebnis und veröffentlicht den Plan, bei Bedarf auch als PDF. Mehr dazu unter [So funktioniert es](/so-funktioniert-es/).

## Quellen

- [§ 7 BUrlG](https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html)
- BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, [9 AZR 423/16](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-423-16/)
- BAG, Urteil vom 25. Juni 2019, [9 AZR 546/17](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-546-17/)
- BAG, Urteil vom 31. Januar 2023, [9 AZR 107/20](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-107-20/)
- BAG, Vorabentscheidungsersuchen vom 7. Juli 2020, [9 AZR 245/19](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-245-19/)

Textauszüge geprüft. Die Entscheidung ist im Einzelfall zu lesen. Keine Rechtsberatung.

## Weiterlesen

- [Urlaubsplanung rechtssicher: BUrlG und Betriebsrat](/ratgeber/rechtssicher-urlaub-planen/)
- [Fairness bei Urlaubskonflikten: Verfahren im Vergleich](/ratgeber/fairness-urlaubskonflikte/)
- [Vertretungen und Qualifikationsmatrix im Überblick](/ratgeber/vertretungen-und-qualifikationsmatrix/)
- [Urlaubsplanung als Optimierungsproblem](/ratgeber/urlaubsplanung-als-optimierungsproblem/)
- [Wer zuerst beantragt, bekommt die guten Wochen?](/ratgeber/first-come-first-served-urlaubsplanung/)
- [So funktioniert es](/so-funktioniert-es/)


### Wann sollte die Urlaubsplanung für das nächste Jahr beginnen?

Als Vorschlag, nicht als Pflicht: etwa acht Wochen vor dem Planstart mit der Klärung des Rahmens, damit genug Zeit für Wunschrunde, Berechnung und Prüfung bleibt. Der passende Vorlauf hängt von der Größe des Betriebs und von Abstimmungen mit dem Betriebsrat ab.

### Was gilt für Resturlaub am Jahresende?

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen. Der Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.

### Sollte der Arbeitgeber auf drohenden Urlaubsverfall hinweisen?

Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) zum Verfall von Urlaub Obliegenheiten des Arbeitgebers entschieden. Es ist ratsam, Mitarbeiter rechtzeitig und konkret auf drohenden Verfall hinzuweisen. Welche Rechtsfolgen sich im Einzelfall ergeben, ist zu prüfen. Dieser Text ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

### Kann der Plan nach der Veröffentlichung noch geändert werden?

Ja, Änderungen im Jahr sind üblich, etwa bei Krankheit, Personalwechsel oder neuen Aufträgen. Sinnvoll ist ein festgelegtes Verfahren: wer Änderungen beantragt, wer sie prüft und wie die Besetzung dabei gesichert bleibt.


Quelle: https://www.vacanza-hr.de/ratgeber/urlaubsplanung-neues-jahr-checkliste/ (Stand 2026-10-17)