Kurz gesagt: Das Bundesurlaubsgesetz verlangt, dass Urlaubswünsche berücksichtigt werden, solange keine dringenden betrieblichen Belange und keine sozial vorrangigen Wünsche anderer entgegenstehen. Wo es einen Betriebsrat gibt, hat er bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mitzubestimmen. Für HR heißt das: nach einheitlichen Regeln entscheiden und die Gründe festhalten.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Ob eine Regelung in Ihrem Betrieb zulässig ist, ist im Einzelfall zu prüfen, gegebenenfalls mit Rechtsberatung.
Die rechtliche Ausgangslage in Kürze
Die zentrale Vorschrift für die zeitliche Lage des Urlaubs ist § 7 BUrlG. Der Mindestumfang steht in § 3 BUrlG: Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Die Mitbestimmung des Betriebsrats regelt § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG.
Was „Wünsche berücksichtigen“ bedeutet
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Das gilt nicht, wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.
In der Praxis bedeutet das einen Dreischritt:
- Der Wunsch wird erfasst und zur Kenntnis genommen.
- Es wird geprüft, ob ein dringender betrieblicher Belang oder ein sozial vorrangiger Wunsch entgegensteht.
- Steht nichts entgegen, wird der Wunsch berücksichtigt. Steht etwas entgegen, ist die Entscheidung zu begründen.
Dringende betriebliche Belange
Der Betrieb darf nicht jeden Wunsch erfüllen, wenn er dadurch nicht mehr arbeitsfähig ist. Ein Beispiel aus dem Alltag: In einer Buchhaltung beherrschen nur zwei Mitarbeiter den Jahresabschluss. Beide möchten in der Woche des Abschlusses frei haben. Hier kann ein betrieblicher Belang vorliegen, der einem der beiden Wünsche entgegensteht.
Wichtig ist, dass der Belang konkret benannt werden kann: welche Aufgabe, welche Woche, welche Mindestbesetzung. Eine pauschale Aussage wie „im Sommer geht es nicht“ ist für die Mitarbeiter schwer nachvollziehbar. Ob ein Belang im Einzelfall „dringend“ ist, ist eine Wertung, die im Einzelfall zu prüfen ist.
Soziale Gesichtspunkte bei konkurrierenden Wünschen
Wollen mehrere Mitarbeiter dieselbe Woche und kann nicht allen entsprochen werden, geben die sozialen Gesichtspunkte nach § 7 Abs. 1 BUrlG den Ausschlag, soweit ein Wunsch den Vorrang verdient. Das Gesetz nennt hier keine Liste. Üblich ist es, Kriterien betrieblich festzulegen und für alle gleich anzuwenden. Welche Kriterien das sein können und wie sich Verfahren unterscheiden, beschreibt der Ratgeber Fairness bei Urlaubskonflikten.
Zusammenhängender Urlaub und Teilung
Nach § 7 Abs. 2 BUrlG ist der Urlaub zusammenhängend zu gewähren. Eine Teilung ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie erforderlich machen. Besteht Anspruch auf mehr als zwölf Werktage, muss dann einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen. Für die Planung heißt das: Die Verteilung in Einzelwochen ist ein Sonderfall und braucht einen Grund.
Die Rolle des Betriebsrats
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht:
- bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze,
- bei der Aufstellung des Urlaubsplans,
- bei der Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird.
Ein Beispiel: Die Personalleiterin eines Unternehmens möchte ein Verfahren einführen, nach dem Wunschstufen und feste Fristen gelten. Das kann zu den allgemeinen Urlaubsgrundsätzen gehören. Sie stimmt es mit dem Betriebsrat ab, bevor die Wunschrunde beginnt. Den Zeitpunkt der Beteiligung sollte HR früh wählen, damit der Zeitplan hält. Wie der Ablauf eines Planungsjahres aussehen kann, zeigt die Checkliste zur Urlaubsplanung.
Die Mitbestimmung betrifft die zeitliche Lage des Urlaubs, nicht seine Dauer: Die Dauer des Urlaubs unterliegt nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats. Außerdem setzt das Mitbestimmungsrecht voraus, dass ein Urlaubsanspruch besteht (BAG, Beschluss vom 23. September 2025, 1 ABR 20/24).
Was das Bundesarbeitsgericht sagt
Drei Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ordnen die Grundsätze ein. Die Textauszüge wurden geprüft; maßgeblich bleibt die Entscheidung selbst, und im Einzelfall ist sie zu lesen.
- Wer festlegt: Die zeitliche Festlegung des Urlaubs ist nach § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG dem Arbeitgeber vorbehalten. Er gewährt den Urlaub durch eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Ein Recht des Arbeitnehmers, sich selbst zu beurlauben, besteht grundsätzlich nicht. Der Arbeitgeber muss die Wünsche berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen. So sollen neben dem Wunsch auch die Interessen der Belegschaft und die betrieblichen Belange Gewicht bekommen und der Urlaub im laufenden Urlaubsjahr gewährt werden können, idealerweise im gewünschten Zeitraum (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16).
- Planung über das ganze Jahr: Das Bundesurlaubsgesetz ermöglicht es Arbeitnehmern, mit Urlaubswünschen, die sich auf das gesamte Urlaubsjahr beziehen können, über Erholungszeiträume zu verfügen, die längerfristig gestaffelt und geplant werden können (BAG, Vorabentscheidungsersuchen vom 7. Juli 2020, 9 AZR 245/19). Das stützt eine Wunschrunde, in der das ganze Jahr auf einmal geplant wird.
- Mitbestimmung: Der Betriebsrat bestimmt bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen, beim Urlaubsplan und bei der zeitlichen Lage des Urlaubs einzelner Arbeitnehmer mit. Die Dauer des Urlaubs gehört nicht dazu, und ein Urlaubsanspruch muss bestehen (BAG, Beschluss vom 23. September 2025, 1 ABR 20/24).
Übertragung ins Folgejahr
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen. Der Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des folgenden Jahres gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ist damit die begründete Ausnahme.
Entscheidungsgründe dokumentieren
Wer abwägt, sollte das nachvollziehbar festhalten. Für jede abgelehnte oder verschobene Urlaubsbitte hilft ein kurzer Vermerk:
- Welcher Wunsch lag vor (Zeitraum, Mitarbeiter)?
- Welcher betriebliche Belang oder welcher sozial vorrangige Wunsch stand entgegen?
- Welche Alternative wurde angeboten?
- Wer hat entschieden, und wann?
Das schützt vor Streit, erleichtert die Abstimmung mit dem Betriebsrat und zeigt den Mitarbeitern, dass nach denselben Regeln entschieden wurde.
Wie Vacanza-hr das löst
Vacanza-hr erfasst die Wünsche aller Mitarbeiter in derselben Skala mit vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. Betriebliche Vorgaben wie Mindestbesetzung je Aufgabe und Woche, Qualifikationen, Abwesenheitswochen und Urlaubsanspruch sind feste Bedingungen. Ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen und erfüllt so viele Wünsche wie möglich, ohne diese Vorgaben zu verletzen. HR prüft das Ergebnis, bevor es veröffentlicht wird. Der Ablauf steht unter So funktioniert es. Rechtliche Vorgaben, Betriebsvereinbarungen und die Abstimmung mit dem Betriebsrat bleiben Sache des Unternehmens.
Quellen
- § 7 BUrlG, § 3 BUrlG, § 87 BetrVG
- BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16
- BAG, Vorabentscheidungsersuchen vom 7. Juli 2020, 9 AZR 245/19
- BAG, Beschluss vom 23. September 2025, 1 ABR 20/24
Textauszüge geprüft. Die Entscheidung ist im Einzelfall zu lesen. Keine Rechtsberatung.
Weiterlesen
- Fairness bei Urlaubskonflikten: Verfahren im Vergleich
- Urlaubsplanung für das neue Jahr: Zeitplan und Checkliste
- Vertretungen und Qualifikationsmatrix
- Urlaubsplanung als Optimierungsproblem
- Urlaubssperren und Betriebsferien: Was ist zulässig?
- So funktioniert es
Muss jeder Urlaubswunsch erfüllt werden?
Nein. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Berücksichtigen heißt also abwägen, nicht automatisch zusagen.
Wann hat der Betriebsrat mitzubestimmen?
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG hat der Betriebsrat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, mitzubestimmen bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans. Das gilt auch für die zeitliche Lage des Urlaubs einzelner Arbeitnehmer, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird. Ob und wie das im konkreten Betrieb gilt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Kann Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen. Der Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.
Wer legt den Urlaub zeitlich fest?
Nach § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG ist die zeitliche Festlegung dem Arbeitgeber vorbehalten. Er gewährt den Urlaub durch eine einseitige Erklärung und hat dabei die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Ein Recht, sich selbst zu beurlauben, besteht grundsätzlich nicht (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16). Wo ein Betriebsrat besteht, ist dessen Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG zu beachten. Der Einzelfall ist zu prüfen.
Ersetzt dieser Ratgeber eine Rechtsberatung?
Nein. Der Text ist eine allgemeine Information. Ob eine Regelung im Einzelfall zulässig ist, hängt vom Betrieb, von Tarifverträgen und von Vereinbarungen ab und ist im Einzelfall zu prüfen.
