# Vacanza-hr: Fairer Urlaub. Verlässlicher Betrieb. Kinderleicht geplant. Maximale Bedürfniserfüllung bei der Urlaubsplanung, ohne dass die Betriebsabläufe leiden. Kinderleicht. Betrieblicher Bedarf und persönliche Wünsche stehen oft im Widerspruch. Vacanza-hr maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden, und macht die Planung dabei kinderleicht. ## Zwei berechtigte Interessen, ein Plan Der Betrieb braucht Anwesenheit und Besetzung. Die Mitarbeiter brauchen Erholung und Freiraum zu ihrer Zeit. Das gilt auch für die Urlaubs- und Freizeitplanung. ### Wünsche stoßen aufeinander In jedem Sommer wollen viele Mitarbeiter in denselben Wochen frei haben. Jede Zusage zu einem Wunsch ist eine Absage an einen anderen. ### Der Betrieb muss laufen Mindestbesetzung, Qualifikationen und Spitzenzeiten setzen Grenzen, die kein Wunsch überschreiten darf. ### HR sitzt dazwischen Beides gleichzeitig gut zu erfüllen ist ein ganzzahliges Zuordnungsproblem. Es ist NP-schwer und von Hand praktisch nicht zu lösen. Tabellen und Abstimmungsrunden führen zu Kompromissen, die kaum nachvollziehbar sind. ## Vacanza-hr rechnet, statt zu verhandeln Ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen so, dass die Wünsche der Mitarbeiter so weit wie möglich erfüllt werden. Die betrieblichen Erfordernisse sind dabei feste Bedingungen, keine Verhandlungsmasse. ### Der Betrieb (Feste Bedingungen) - Mindestbesetzung je Aufgabe und Woche - Qualifikationen der anwesenden Mitarbeiter - Ferien, Feiertage und gesperrte Wochen - Urlaubsanspruch und Arbeitszeit je Mitarbeiter ### Die Mitarbeiter (Ziel) - Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen - So viele Wünsche wie möglich erfüllt - Prioritäten je Mitarbeiter durch HR - Ein Plan, der für alle nachvollziehbar ist ## In drei Schritten zum fertigen Plan Ohne Expertenwissen: Mitarbeiter tragen ihre Wünsche ein, HR startet die Planung, der Rest passiert von selbst. 1. **Wünsche erfassen:** HR legt den Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Jeder markiert seine Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. 2. **Planung starten:** HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Der Solver verteilt die Urlaubswochen. 3. **Ergebnis veröffentlichen:** HR prüft Besetzung und Ergebnis, veröffentlicht den Plan und gibt ihn bei Bedarf als PDF aus. Jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis. ## Alles, was HR für die Urlaubsplanung braucht - **Wunscherfassung:** Mitarbeiter geben ihre Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen ab, auf jedem Gerät. - **Mindestbesetzung:** Je Aufgabe und Woche festlegbar. Der Plan unterschreitet sie nicht. - **Qualifikationen:** Aufgaben und Qualifikationsmatrix sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeiter anwesend sind. - **Einladung und Import:** Mitarbeiter per CSV importieren und per E-Mail einladen. - **Ferien und Feiertage:** Feiertage und Schulferien lassen sich in den Plan importieren. - **PDF-Ausgabe:** Das veröffentlichte Ergebnis lässt sich als PDF ausgeben. - **Mandantenfähig:** Jede Organisation hat eigene Daten und eine eigene Adresse. Der Zugriff ist strikt getrennt. - **Schnittstellen:** Public API, Webhooks und ein MCP-Server für die Anbindung an andere Systeme und KI-Assistenten. ## Nachvollziehbar statt Bauchgefühl Ein Plan wird akzeptiert, wenn er als fair erlebt wird. Vacanza-hr macht sichtbar, warum das Ergebnis so aussieht. - **Prioritäten je Mitarbeiter:** HR gewichtet Mitarbeiter, wo es dafür gute Gründe gibt, und die Gewichtung geht in die Berechnung ein. - **Besetzung auf einen Blick:** Eine Übersicht zeigt je Woche und Aufgabe, wie viele Mitarbeiter anwesend sind. - **Prüfung vor der Berechnung:** Die Prüfung meldet unerfüllbare Vorgaben, etwa eine Mindestbesetzung, die mit den vorhandenen Qualifizierten nicht zu halten ist. - **Protokoll:** Änderungen werden im Audit-Log festgehalten. ## Häufige Fragen ### Was ist Vacanza-hr? Vacanza-hr ist eine webbasierte Software für die Urlaubs- und Freizeitplanung in Unternehmen. Die Mitarbeiter geben ihre Wünsche ab, ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen. Es maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden. ### Für wen ist Vacanza-hr gedacht? Für HR-Abteilungen und Planer in mittleren und großen Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter über das Jahr verteilt Urlaub nehmen und gleichzeitig eine Mindestbesetzung oder bestimmte Qualifikationen im Betrieb sein müssen, etwa in Produktion, Logistik, Service oder Verwaltung. ### Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Vacanza-hr? HR legt einen Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Die Mitarbeiter markieren ihre Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Danach prüft HR das Ergebnis, veröffentlicht den Plan, und jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis. ### Wird die Mindestbesetzung sicher eingehalten? Mindestbesetzung und Qualifikationen sind im Modell feste Bedingungen. Der Plan darf sie nicht unterschreiten. Sind Vorgaben nicht erfüllbar, etwa weil für eine Aufgabe weniger Qualifizierte anwesend sein können als verlangt, meldet die Prüfung das vor der Berechnung. ### Warum reicht eine Tabelle nicht aus? Bei wenigen Mitarbeitern lässt sich ein Plan von Hand finden. Mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter, jeder Woche, Qualifikation und jedem Wunsch wächst die Zahl der Möglichkeiten dramatisch. Mathematisch ist die Urlaubsplanung ein ganzzahliges Zuordnungsproblem, und solche Probleme gelten als NP-schwer. Ein Optimierungsverfahren sucht systematisch nach Plänen, die von Hand praktisch nicht zu finden sind. ### Wie fair ist die Verteilung? Alle Mitarbeiter geben ihre Wünsche nach denselben vier Stufen ab. Wo es gute Gründe gibt, kann HR Mitarbeiter priorisieren, und die Gewichtung geht in die Berechnung ein. Besetzung und Ergebnis sind je Woche und Mitarbeiter einsehbar, und Änderungen werden im Audit-Log festgehalten. ### Wie sind die Daten getrennt und geschützt? Jede Organisation arbeitet in einem eigenen Datenbereich und ist unter einer eigenen Adresse erreichbar. Die Anmeldung erfolgt nur über diese Adresse. Der Zugriff über die Schnittstelle erfolgt mit Tokens, deren Rechte sich begrenzen lassen. Weitere Angaben stehen in der Datenschutzerklärung. ### Gibt es Schnittstellen zu anderen Systemen? Ja. Vacanza-hr hat eine öffentliche REST-API mit Tokens und Rechtebereichen, Webhooks für Ereignisse und einen MCP-Server, über den KI-Assistenten Pläne lesen und, mit entsprechender Berechtigung, bearbeiten können. ### Wie starte ich? Fragen Sie eine Demo an. Wir zeigen Vacanza-hr an Ihrem Beispiel. Alternativ legen Sie auf app.vacanza-hr.de selbst eine Organisation an und laden Ihre ersten Mitarbeiter ein. ## Kontakt - Demo anfragen: mailto:demo@vacanza-hr.de?subject=Demo%20Vacanza-hr%20anfragen - Anwendung: https://app.vacanza-hr.de