Wünsche stoßen aufeinander
In jedem Sommer wollen viele Mitarbeiter in denselben Wochen frei haben. Jede Zusage zu einem Wunsch ist eine Absage an einen anderen.
Urlaubsplanung für HR in mittleren und großen Unternehmen
Fairer Urlaub. Verlässlicher Betrieb. Kinderleicht geplant.
Maximale Bedürfniserfüllung bei der Urlaubsplanung, ohne dass die Betriebsabläufe leiden. Kinderleicht.
- Urlaubswünsche in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt
- Mindestbesetzung und Qualifikationen als feste Bedingungen
- Planung starten statt Tabellen pflegen
Unsere Mission
Betrieblicher Bedarf und persönliche Wünsche stehen oft im Widerspruch. Vacanza-hr maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden, und macht die Planung dabei kinderleicht.
Das Dilemma
Zwei berechtigte Interessen, ein Plan
Der Betrieb braucht Anwesenheit und Besetzung. Die Mitarbeiter brauchen Erholung und Freiraum zu ihrer Zeit. Das gilt auch für die Urlaubs- und Freizeitplanung.
Der Betrieb muss laufen
Mindestbesetzung, Qualifikationen und Spitzenzeiten setzen Grenzen, die kein Wunsch überschreiten darf.
HR sitzt dazwischen
Beides gleichzeitig gut zu erfüllen ist ein ganzzahliges Zuordnungsproblem. Es ist NP-schwer und von Hand praktisch nicht zu lösen. Tabellen und Abstimmungsrunden führen zu Kompromissen, die kaum nachvollziehbar sind.
Die Lösung
Vacanza-hr rechnet, statt zu verhandeln
Ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen so, dass die Wünsche der Mitarbeiter so weit wie möglich erfüllt werden. Die betrieblichen Erfordernisse sind dabei feste Bedingungen, keine Verhandlungsmasse.
Feste BedingungenDer Betrieb
- Mindestbesetzung je Aufgabe und Woche
- Qualifikationen der anwesenden Mitarbeiter
- Ferien, Feiertage und gesperrte Wochen
- Urlaubsanspruch und Arbeitszeit je Mitarbeiter
ZielDie Mitarbeiter
- Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen
- So viele Wünsche wie möglich erfüllt
- Prioritäten je Mitarbeiter durch HR
- Ein Plan, der für alle nachvollziehbar ist
- Urlaub
- Arbeit
- Wunsch „unbedingt“ erfüllt
- Gestrichelt: Mindestbesetzung (4)
So funktioniert es
In drei Schritten zum fertigen Plan
Ohne Expertenwissen: Mitarbeiter tragen ihre Wünsche ein, HR startet die Planung, der Rest passiert von selbst.
Wünsche erfassen
HR legt den Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Jeder markiert seine Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt.
Planung starten
HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Der Solver verteilt die Urlaubswochen.
Ergebnis veröffentlichen
HR prüft Besetzung und Ergebnis, veröffentlicht den Plan und gibt ihn bei Bedarf als PDF aus. Jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis.
Funktionen
Alles, was HR für die Urlaubsplanung braucht
Wunscherfassung
Mitarbeiter geben ihre Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen ab, auf jedem Gerät.
Mindestbesetzung
Je Aufgabe und Woche festlegbar. Der Plan unterschreitet sie nicht.
Qualifikationen
Aufgaben und Qualifikationsmatrix sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeiter anwesend sind.
Einladung und Import
Mitarbeiter per CSV importieren und per E-Mail einladen.
Ferien und Feiertage
Feiertage und Schulferien lassen sich in den Plan importieren.
PDF-Ausgabe
Das veröffentlichte Ergebnis lässt sich als PDF ausgeben.
Mandantenfähig
Jede Organisation hat eigene Daten und eine eigene Adresse. Der Zugriff ist strikt getrennt.
Schnittstellen
Public API, Webhooks und ein MCP-Server für die Anbindung an andere Systeme und KI-Assistenten.
Fairness und Transparenz
Nachvollziehbar statt Bauchgefühl
Ein Plan wird akzeptiert, wenn er als fair erlebt wird. Vacanza-hr macht sichtbar, warum das Ergebnis so aussieht.
Prioritäten je Mitarbeiter
HR gewichtet Mitarbeiter, wo es dafür gute Gründe gibt, und die Gewichtung geht in die Berechnung ein.
Besetzung auf einen Blick
Eine Übersicht zeigt je Woche und Aufgabe, wie viele Mitarbeiter anwesend sind.
Prüfung vor der Berechnung
Die Prüfung meldet unerfüllbare Vorgaben, etwa eine Mindestbesetzung, die mit den vorhandenen Qualifizierten nicht zu halten ist.
Protokoll
Änderungen werden im Audit-Log festgehalten.
Häufige Fragen
Antworten für HR-Verantwortliche
Was ist Vacanza-hr?
Vacanza-hr ist eine webbasierte Software für die Urlaubs- und Freizeitplanung in Unternehmen. Die Mitarbeiter geben ihre Wünsche ab, ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen. Es maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden.
Für wen ist Vacanza-hr gedacht?
Für HR-Abteilungen und Planer in mittleren und großen Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter über das Jahr verteilt Urlaub nehmen und gleichzeitig eine Mindestbesetzung oder bestimmte Qualifikationen im Betrieb sein müssen, etwa in Produktion, Logistik, Service oder Verwaltung.
Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Vacanza-hr?
HR legt einen Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Die Mitarbeiter markieren ihre Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Danach prüft HR das Ergebnis, veröffentlicht den Plan, und jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis.
Wird die Mindestbesetzung sicher eingehalten?
Mindestbesetzung und Qualifikationen sind im Modell feste Bedingungen. Der Plan darf sie nicht unterschreiten. Sind Vorgaben nicht erfüllbar, etwa weil für eine Aufgabe weniger Qualifizierte anwesend sein können als verlangt, meldet die Prüfung das vor der Berechnung.
Warum reicht eine Tabelle nicht aus?
Bei wenigen Mitarbeitern lässt sich ein Plan von Hand finden. Mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter, jeder Woche, Qualifikation und jedem Wunsch wächst die Zahl der Möglichkeiten dramatisch. Mathematisch ist die Urlaubsplanung ein ganzzahliges Zuordnungsproblem, und solche Probleme gelten als NP-schwer. Ein Optimierungsverfahren sucht systematisch nach Plänen, die von Hand praktisch nicht zu finden sind.
Bereit für eine Urlaubsplanung, die beiden Seiten gerecht wird?
Wir zeigen Ihnen Vacanza-hr an Ihrem Beispiel. Oder Sie legen direkt eine Organisation an und probieren es selbst aus.